Recharge à domicile : simplifiez le remboursement de vos collaborateurs

La recharge à domicile facilite le quotidien des conducteurs de véhicules électriques. Cependant côté entreprise, le remboursement des frais d’électricité peut vite devenir une charge administratives.

Avec le remboursement automatique, vos conducteurs sont indemnisés pour l’électricité réelle consommée pour recharger leur véhicule professionnel à domicile, sans multiplier les justificatifs et les échanges avec votre service administratif.

En bref : moins de gestion manuelle, une meilleure visibilité sur les dépenses et une expérience plus fluide pour tout le monde.

Pourquoi le remboursement de la recharge à domicile peut vite se compliquer

Recharger son véhicule électrique chez soi est pratique et économique. Pas besoin de faire un détour pour trouver une borne publique disponible dont le tarif de recharge peut-être trois fois plus cher qu'à domicile.

Mais lorsque le véhicule est utilisé à des fins professionnelles, une question se pose : qui paie l’électricité consommée ?

Le conducteur avance les frais, l’entreprise doit identifier les sessions liées au véhicule professionnel, déterminer les montants associés et procéder au remboursement. Et quand la flotte grandit, les demandes s'accumulent.

Entre les relevés de consommation, les tarifs d’achat de l’électricité, les calculs à effectuer, les justificatifs et les notes de frais, le processus de remboursement peut rapidement prendre du temps et virer au cauchemar.

Pour les conducteurs, cela signifie aussi davantage de démarches, une attente avant de récupérer les sommes engagées et parfois la crainte de ne pas être totalement remboursé.

Le problème n’est pas la recharge à domicile. C’est tout ce qu’il faut gérer autour.

Le remboursement automatique : moins d’administratif, plus de visibilité

L’automatisation permet de simplifier le remboursement des frais de recharge à domicile, de la collecte des données au calcul des montants.

Avec le module Fleet Charging de vaylens, les conducteurs peuvent renseigner les informations relatives à leur contrat d’électricité dans l’application eCharge+. Une fois le tarif vérifié et validé par l’entreprise, les sessions de recharge dans le cadre de l’activité professionnelles sont suivies automatiquement.

Les consommations et les tarifs servent ensuite à calculer les montants à rembourser. Les justificatifs mensuels sont générés pour le conducteur et l’entreprise, qui dispose également de données exportables pour faciliter le traitement comptable et justifier de ces frais en cas de contrôle.

Résultat : moins de saisies manuelles et un suivi plus simple des dépenses de recharge.

Quels avantages pour les gestionnaires de flotte ?

1. Gagner du temps au quotidien

Les équipes n’ont plus besoin de traiter chaque demande de remboursement comme un dossier à part. Les données de recharge sont documentées automatiquement et les montants sont calculés à partir des consommations enregistrées et des tarifs validés.

Le temps gagné peut être consacré à des tâches plus utiles : le suivi de la flotte, l’analyse des coûts ou l’amélioration de la politique de recharge.

2. Mieux maîtriser les dépenses

Pour piloter une flotte électrique, connaître le coût de la recharge est primordial.

Le remboursement automatique facilite le suivi des dépenses liées à la recharge à domicile. Associées aux données des recharges sur site et en itinérance (sur les bornes publiques), ces informations donnent une vision plus complète des coûts de recharge de la flotte.

Vous pouvez ainsi mieux comprendre où et comment vos véhicules consomment de l’énergie, et prendre des décisions plus éclairées afin d’optimiser vos coûts.

3. Simplifier la gestion administrative

Fini, ou presque, les échanges interminables pour retrouver un justificatif ou vérifier un montant.

Les sessions sont documentées et les justificatifs mensuels sont disponibles pour les conducteurs comme pour l’entreprise. Les montants de remboursement peuvent également être exportés pour faciliter leur intégration dans le processus comptable.

Moins de traitement administratif, c’est aussi moins de risques d’erreurs de saisie et de doublons.

Et pour les conducteurs ?

L’automatisation ne simplifie pas uniquement le travail des équipes administratives. Elle améliore aussi l’expérience des collaborateurs.

Les conducteurs peuvent recharger leur véhicule professionnel à domicile sans devoir gérer manuellement chaque session. Une fois leur configuration effectuée et leur tarif d’électricité validé, le suivi des consommations et le calcul des remboursements sont automatisés.

Ils passent moins de temps à rassembler des justificatifs et à transmettre leurs dépenses. L’entreprise bénéficie, de son côté, d’un processus plus clair et plus facile à suivre.

Un processus simple pour les conducteurs, c’est aussi une raison de plus d’adopter la recharge à domicile.

Comment mettre en place le remboursement automatique avec vaylens ?

Le module Fleet Charging de vaylens centralise la gestion des accès, le suivi des sessions et la facturation de la recharge de votre flotte, à domicile, sur site et en itinérance.

Pour la recharge à domicile, le processus se déroule en quelques étapes :

1. Configurer la recharge à domicile. Le gestionnaire de flotte invite les collaborateurs à utiliser le service.
2. Renseigner le contrat d’électricité. Le conducteur utilise l’application eCharge+ pour valider son compte, connecter sa borne et transmettre les informations relatives à son contrat de fourniture d'électricité.
3. Valider le tarif. L’entreprise vérifie les informations fournies, justificatif à l’appui, et valide le tarif de remboursement applicable.
4. Automatiser le suivi. Mensuellement les sessions de recharge sont documentées et les montants sont calculés à partir des consommations et du tarif validé.
5. Faciliter le traitement comptable. Les justificatifs mensuels sont générés et l’entreprise peut valider les remboursements. Les virements sont ensuite émis automatiquement sur le compte du collaborateur.

La recharge à domicile, sans la charge administrative

La recharge à domicile a un rôle essentiel dans une stratégie de flotte électrique. Encore faut-il que sa gestion soit simple, pensée à la fois pour les conducteurs et les équipes administratives.

En automatisant le suivi des sessions, le calcul des remboursements et l'émission des virements, vous réduisez les tâches administratives et améliorez votre visibilité sur les coûts de recharge.

Avec le module Fleet Charging de vaylens, vous gérez les recharges à domicile, sur site et en itinérance, le tout avec une seule plateforme.

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