Déclaration de confidentialité
Responsable du traitement
vaylens GmbH
Adresse :
Ezzestraße 8
44379 Dortmund
Allemagne
TVA : DE352928826
Conseil d’administration Dr Björn Dietrich, Dr Manfred Gerhard, Dr Gregor M. Schmeken, Dr. Gregor Schmeken, Jörg Lohr
Responsable du contenu au sens de l’art. 18 al. 2 de la loi allemande MStV : Philipp Graf
Délégué à la protection des données
Dipl.-Inf. (FH) Karsten Schulz (GDDcert.EU)
M : +49 151 22631968
Site web et hébergement
Finalités du traitement
Lors de chaque accès à notre site web, nous enregistrons des données techniques dans les protocoles du serveur web afin de garantir la sécurité de fonctionnement et de pouvoir examiner et corriger les dysfonctionnements. Les journaux d’accès des serveurs web enregistrent quelles pages ont été consultées et à quel moment. Ils contiennent les données suivantes : Adresse IP, date, heure, pages consultées, protocoles, code d’état, quantité de données, référent, agent utilisateur, nom d’hôte consulté.
Base juridique
Art. 6, alinéa 1, lettre f du RGPD, notre intérêt légitime à pouvoir exploiter le site web en toute sécurité et à garantir une présentation extérieure définie.
Intérêt légitime
Pour assurer la sécurité de fonctionnement de notre site web et pour pouvoir nous défendre contre les cyber-attaques.
Destinataires ou catégories de destinataires
Nos services web sont hébergés dans le cadre du traitement des commandes conformément à l’article 28 du RGPD.
Transfert de données vers des pays tiers
Non.
Durée de stockage
Les adresses IP sont conservées pendant 6 mois. Les journaux d’erreurs qui enregistrent les consultations de pages erronées sont supprimés au bout de sept jours. Ceux-ci contiennent, outre les messages d’erreur, l’adresse IP d’accès et, selon l’erreur, le site web consulté.
Pour toute autre enquête sur des activités ou des attaques inhabituelles, les données sont conservées jusqu’à ce que l’enquête soit terminée et que les éventuelles réclamations juridiques soient résolues.
Contact et communication avec vous
Finalités du traitement
Si vous nous contactez par e-mail, formulaire de contact, téléphone ou courrier, nous traiterons vos données afin de répondre à votre demande et à toutes les activités qui en découlent. Ces activités peuvent inclure Le traitement des demandes, des requêtes, des demandes de service ainsi que le maintien des contacts, le conseil et la publicité pour nos produits et services, l’analyse de nos processus et les mesures visant à améliorer la qualité des processus.
Nous traitons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, vos coordonnées, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, ainsi que le contenu de votre demande.
Base juridique
La base juridique peut être l’article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, notre intérêt légitime à communiquer avec vous et à traiter votre demande, ou l’article 6 (1b) du RGPD, afin d’exécuter des mesures précontractuelles ou contractuelles nécessaires. Si vous nous avez donné votre consentement, l’article 6, paragraphe 1, lettre a du RGPD est la base juridique applicable.
Intérêt légitime
Notre intérêt légitime à répondre à des demandes, même informelles, et à fournir des conseils complets sur nos produits et services, ainsi qu’à signaler des produits et services identiques ou similaires.
Destinataires ou catégories de destinataires
En outre, nous utilisons les services de prestataires de services dans le cadre du traitement des commandes conformément à l’article 28 du RGPD, par exemple pour sécuriser le flux des e-mails et respecter les caractéristiques de qualité ainsi que pour traiter vos demandes de service. Une partie du traitement peut avoir lieu aux États-Unis. Afin de garantir un niveau de protection des données conforme aux normes européennes, les clauses standard de protection des données de l’UE sont généralement convenues avec les prestataires de services concernés et des mesures de protection techniques et organisationnelles particulières sont prévues.
Transfert de données vers des pays tiers
Nous pouvons transférer vos données personnelles vers des pays tiers en dehors de l’Espace économique européen (EEE), conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel vers des pays qui n’offrent pas un niveau de protection des données adéquat, tel que défini par la Commission européenne, nous utilisons des clauses contractuelles types (CCT) pour nous assurer que des mesures de sécurité appropriées sont mises en place. Pour les transferts vers les États-Unis, nous pouvons faire appel à des prestataires de services qui participent au cadre de protection des données UE - États-Unis (Data Privacy Framework). Ce cadre garantit que ces prestataires de services respectent les normes nécessaires en matière de protection des données et qu’ils se sont engagés à respecter les principes de protection des données définis dans ce cadre.
Délais de conservation
En règle générale, une opération de suppression est lancée lorsque le processus de traitement est terminé. Dans certains cas, le traitement proprement dit est suivi d’un autre traitement, comme par exemple les délais de conservation nécessaires. Par exemple, les e-mails dont le contenu est pertinent d’un point de vue fiscal sont stockés conformément aux délais de conservation légaux (par exemple 6 ans pour les lettres commerciales selon le code de commerce allemand (HGB), 10 ans pour les documents fiscaux selon le code fiscal allemand (AO), puis supprimés.
Webinaires et événements numériques
Nous utilisons Livestorm, une plateforme tierce, pour organiser nos webinaires et nos événements numériques. Les formulaires d’inscription à ces événements sont intégrés sur notre site web via des iframes. Lorsque vous vous inscrivez à un événement, vos coordonnées sont directement transmises à notre système de gestion de la relation client (CRM), actuellement HubSpot et bientôt Salesforce, afin de gérer la communication et l’organisation de l’événement.
Veuillez noter que l’iframe Livestorm fonctionne indépendamment des paramètres de cookies de notre site web. Cela signifie que le formulaire d’inscription reste visible et fonctionnel, même si vous refusez les cookies. Les données personnelles que vous fournissez via ces formulaires seront traitées conformément à notre politique de confidentialité et utilisées exclusivement à des fins liées à l’événement.
Votre candidature
Finalités du traitement
Si vous postulez chez nous, nous traitons vos données uniquement dans le cadre nécessaire jusqu’à ce que le processus de candidature soit terminé.
Base juridique
Article 6, alinéa 1, lettre b du RGPD, afin de traiter votre candidature, qui constitue une invitation à conclure un contrat de travail, dans le cadre de notre procédure de candidature.
Destinataires ou catégories de destinataires
Nous utilisons les services de prestataires de services dans le cadre du traitement des commandes conformément à l’article 28 du RGPD pour la réalisation de la gestion du personnel.
Transfert de données vers des pays tiers
Non.
Délais de conservation
En cas d’embauche, les données requises provenant de votre candidature seront conservées dans nos dossiers du personnel. Les données qui ne sont pas nécessaires sont supprimées. En cas de rejet de votre candidature, vos données seront supprimées 2 mois après la fin de la procédure de candidature.
Réseaux sociaux
Finalités du traitement
Nous communiquons également avec vous via différents réseaux sociaux. Lors de l’utilisation de ces plateformes, les déclarations de protection des données respectives s’appliquent toujours.
Il s’agit en particulier de (état au 02/06/2023) :
- Youtube (déclarations de confidentialité : policies.google.com/privacy)
- LinkedIn (politique de confidentialité www.linkedin.com/legal/privacy-policy)
- Instagram (politique de confidentialité : help.instagram.com/519522125107875)
- Twitter (politique de confidentialité : twitter.com/fr/privacy)
- Facebook (politique de confidentialité : www.facebook.com/policy.php)
- Xing et Kununu (politique de confidentialité : privacy.xing.com/fr/déclaration de confidentialité)
Base juridique
Art. 6, alinéa 1, lettre f, notre intérêt légitime et art. 6, alinéa 1, lettre a du RGPD concernant les cas pour lesquels vous nous avez donné votre consentement.
Intérêt légitime
Réalisation de la communication d’entreprise et garantie d’une image extérieure définie.
Destinataires ou catégories de destinataires
Les plateformes de réseaux sociaux énumérées ci-dessus, dont certaines traitent également des données à caractère personnel dans des pays tiers tels que les États-Unis. Tous ces services transmettent des données personnelles, par exemple à des prestataires tiers mandatés pour fournir des services externalisés, aux autorités si vous y êtes contraint par la loi ou si vous êtes soupçonné d’enfreindre la loi, ainsi qu’aux nouveaux propriétaires d’entreprise en cas de reprise ou de faillite.
Délais de conservation
En accord avec les déclarations de confidentialité des plateformes de réseaux sociaux.
Newsletter
Finalités du traitement
Nous utilisons un service de newsletter pour la communication et l’image extérieure.
Base juridique
Art. 6, alinéa 1, lettre a du RGPD, votre consentement à la newsletter avec double opt-in.
Destinataires ou catégories de destinataires
Nous utilisons les services de Mailchimp de The Rocket Science Group, LLC dans le cadre d’un traitement de commande conformément à l’article 28 du RGPD pour l’envoi de la newsletter. Une partie du traitement a lieu aux États-Unis. Pour garantir un niveau de protection des données conforme aux normes européennes, les clauses standard de protection des données de l’UE ont été convenues avec le prestataire de services (DPA).
Transfert de données vers des pays tiers
Nous utilisons des clauses contractuelles standard (CCS) avec Mailchimp afin de nous assurer que des mesures de sécurité appropriées sont mises en place.
Délais de conservation
Une fois que vous vous êtes désabonné de la newsletter, vos données personnelles correspondantes sont supprimées.
Publicité directe par voie postale pour attirer de nouveaux clients
Finalités du traitement
Les données à caractère personnel sont utilisées dans le but d’acquérir de nouveaux clients.
Base juridique
Art. 6, alinéa 1, lettre f du RGPD, notre intérêt légitime à effectuer de la publicité directe. La source des données personnelles est Deutsche Post Direkt GmbH, Junkersring 57 à 53844 Troisdorf, Allemagne.
Intérêt légitime
Publicité directe
Destinataires ou catégories de destinataires
Aucun
Transfert de données vers des pays tiers
Non
Délais de conservation
Les données à caractère personnel sont supprimées immédiatement après l’accomplissement de la finalité ou l’envoi du courrier.
Contrôle de solvabilité
Finalités du traitement
Vérification de la solvabilité des clients
Base juridique
Art. 6, alinéa 1, lettre f du RGPD, notre intérêt légitime.
Intérêt légitime
L’intérêt légitime de se protéger contre les impayés.
Destinataires ou catégories de destinataires
Prestataires de services pour les informations sur la solvabilité, par exemple Creditsafe Berlin, Deutsche Factoring Bank Bremen.
Durée de stockage
Les informations sont conservées pendant la durée de la relation commerciale.
Formulaires sur le site web
Finalités du traitement
Nous utilisons Tally.so, un outil de création de formulaires en ligne qui nous permet de collecter des données auprès des utilisateurs. Il nous permet de créer facilement des formulaires personnalisés à des fins diverses, par exemple pour l’enregistrement, les enquêtes, les commentaires et autres.
Base juridique
La base juridique pour le traitement des données est l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD, notre intérêt légitime à offrir une meilleure expérience utilisateur de notre portail.
Intérêt légitime
Pour permettre aux utilisateurs d’entrer en contact avec nous et de nous transmettre des informations de manière simple, nous utilisons les outils de Tally.so, car ils reflètent nos processus commerciaux et peuvent les soutenir de manière idéale.
Destinataires ou catégories de destinataires
Tally.so, August van Lokerenstraat 71, 9050 Gand, Belgique, est l’entreprise qui traite les données du formulaire en tant que sous-traitant conformément à l’article 28 du RGPD.
Transfert de données vers des pays tiers
Non.
Délais de conservation
Les données à caractère personnel sont effacées immédiatement après la réalisation de l’objectif et sont ensuite supprimées des sauvegardes de données au bout de 90 jours.
Community Charging
Dans le cadre de notre fonctionnalité « Community Charging », nous traitons les données à caractère personnel des utilisateurs de véhicules électriques (ci-après dénommés « utilisateurs »). Ce traitement est effectué dans le but de fournir et de facturer des services de recharge.
Collecte et traitement des données
- Invitation à s’inscrire :
- Données collectées : Adresse e-mail de l’utilisateur
- Source : Transmission par l’exploitant de la station de recharge (Charge Point Operator, CPO)
- Objectif : Envoi d’une invitation à s’inscrire au Community Charging
- Enregistrement et conclusion du contrat :
- Données collectées : Adresse e-mail, mot de passe, prénom et nom, adresse de facturation, mode de paiement
- Source : Saisie directe par l’utilisateur dans notre application eCharge+
- Objectif : Création d’un compte utilisateur, conclusion d’un contrat entre vaylens et l’utilisateur
- Facturation et traitement des paiements :
- Données traitées : Nom, adresse de facturation, détails de la méthode de paiement, données de facturation
- Objectif : Facturation mensuelle des opérations de recharge et encaissement automatique du montant de la facture
Bases juridiques
La base juridique pour le traitement de vos données personnelles est l’article 6, alinéa 1, lettre b du RGPD, le contrat entre vous et nous conclu par votre inscription à l’application.
Destinataires des données et prestataires de services
Pour la mise à disposition du Community Charging, nous travaillons avec les prestataires de services suivants dans le cadre d’un traitement de commandes :
- Nitrobox GmbH, Hambourg, Allemagne : Facturation des clients B2C
- Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irlande : Traitement des paiements B2C en tant que fournisseur de services de paiement
Durée de stockage
- Données contractuelles et de facturation : Sont conservées après la fin du contrat pour la durée légale de 10 ans
- Détails de la méthode de paiement : Conservés par notre prestataire de services de paiement Stripe pendant environ 10 ans, conformément aux exigences légales
Salesforce Marketing Cloud
Finalités du traitement
Nous utilisons le Salesforce Marketing Cloud, une plateforme de marketing numérique, pour mener des campagnes d’e-mails personnalisés, l’automatisation du marketing et des analyses. Dans ce cadre, les données des utilisateurs sont traitées afin de fournir un contenu ciblé et pertinent.
Base juridique
Le traitement est effectué sur la base de l’article 6, alinéa 1, lettre a du RGPD (consentement), dans la mesure où les utilisateurs ont expressément consenti à recevoir des communications marketing, ou sur la base de l’article 6, alinéa 1, lettre f du RGPD (intérêt légitime), lorsqu’il s’agit d’optimiser nos mesures de marketing.
Intérêt légitime
Notre intérêt légitime réside dans la gestion et la réalisation efficaces de campagnes de marketing ainsi que dans la mise à disposition de contenus pertinents pour nos utilisateurs. Le Salesforce Marketing Cloud nous permet d’adapter notre communication de manière ciblée aux besoins des utilisateurs.
Destinataires ou catégories de destinataires
Salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 Munich, Allemagne, est notre prestataire de services pour la mise à disposition du Salesforce Marketing Cloud et traite les données en tant que sous-traitant conformément à l’article 28 du RGPD.
Transfert de données vers des pays tiers
Un transfert de données vers des pays tiers, en particulier vers les États-Unis, ne peut être exclu. Salesforce s’assure par des garanties appropriées conformément à l’article 46 du RGPD, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types de l’UE, qu’un niveau adéquat de protection des données est garanti.
Délais de conservation
Les données à caractère personnel sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Un stockage plus important peut avoir lieu s’il existe des obligations légales de conservation ou si un traitement supplémentaire est nécessaire pour faire valoir, exercer ou défendre des droits juridiques.
Utilisation d’outils d’analyse et de marketing
Nous utilisons différents outils d’analyse et de marketing afin d’optimiser notre site web et d’améliorer nos services. Nous vous informons ci-après sur les outils que nous utilisons et sur le traitement des données qui en découle.
Google Analytics
Nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse web de Google Ireland Limited (« Google »). Google Analytics utilise des cookies et des technologies similaires pour nous aider dans l’analyse et l’amélioration de notre site web.
Les informations générées par le cookie concernant votre utilisation de ce site web sont généralement transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont enregistrées. Nous avons activé l’anonymisation IP afin que votre adresse IP soit préalablement abrégée par Google dans les États membres de l’Union européenne ou dans d’autres États parties à l’accord sur l’Espace économique européen.
Nous utilisons Google Analytics pour analyser l’utilisation de notre site web et l’améliorer régulièrement. Nous utilisons les données collectées par Google Analytics pour surveiller et analyser le trafic web, les interactions des utilisateurs et l’efficacité des campagnes. Ces données nous permettent d’améliorer les performances du site et d’optimiser l’expérience utilisateur.
La base juridique de l’utilisation de Google Analytics est votre consentement conformément à l’article 6, alinéa 1, lettre a du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir.
Pour plus d’informations sur la protection des données de Google, voir https://policies.google.com/privacy?hl=de.
Google Ads et remarketing
Nous utilisons les services de Google Ads pour attirer l’attention sur nos produits et services. Nous utilisons également des fonctions de remarketing qui nous permettent d’afficher des publicités ciblées pour les utilisateurs de notre site web sur d’autres sites au sein du réseau publicitaire de Google (dans la recherche Google ou sur YouTube, appelées « Google Ads » ou sur d’autres sites web). Nous utilisons les données pour suivre les performances des campagnes de marketing, cibler certaines données démographiques des utilisateurs, mesurer le succès de ces campagnes et suivre les conversions des utilisateurs et optimiser le ciblage des annonces en fonction du comportement et des préférences des utilisateurs.
À cette fin, lorsque vous visitez notre site web, Google place un cookie qui contient un numéro d’identification (ID) pseudonymisé. Cet identifiant permet à Google d’enregistrer votre utilisation de notre site et de l’associer à vos actions sur d’autres sites du réseau publicitaire de Google.
La base juridique de l’utilisation de Google Ads et du remarketing est votre consentement conformément à l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre a du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir.
Pour plus d’informations sur Google Ads et les règles de confidentialité de Google, consultez le site :https://policies.google.com/technologies/ads?hl=de
Nous utilisons LinkedIn pour suivre les interactions des utilisateurs et cibler la publicité sur la plateforme LinkedIn. Les données collectées sont utilisées à des fins publicitaires, d’analyse et pour améliorer l’expérience des utilisateurs sur LinkedIn. Pour plus d’informations sur la protection des données chez LinkedIn, consultez la déclaration de confidentialité de LinkedIn : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
La base juridique de l’utilisation de LinkedIn Insight Tags est votre consentement conformément à l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre a du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir.
Utilisation de Webflow
Notre site web est hébergé via la plateforme de Webflow, Inc., une entreprise basée aux États-Unis. Webflow agit alors en tant que sous-traitant pour notre compte et traite les données à caractère personnel conformément à nos instructions. Le traitement comprend, entre autres, le stockage et la gestion des données générées dans le cadre de l’utilisation de notre site web.
Base juridique
Le traitement de vos données personnelles via la plateforme de Webflow est basé sur l’article 6, alinéa 1, lettre f du RGPD.
Intérêt légitime
Notre intérêt légitime réside dans l’utilisation d’un fournisseur d’hébergement professionnel afin de garantir la disponibilité technique et la sécurité de notre site web. De plus, Webflow nous aide à gérer et à mettre à disposition efficacement le contenu de notre site web.
Destinataires ou catégories de destinataires
Le destinataire des données à caractère personnel est la société Webflow, Inc. dont le siège se trouve aux États-Unis.
Transfert de données vers des pays tiers
Webflow étant basé aux États-Unis, les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers situé en dehors de l’Espace économique européen. Afin de garantir un niveau de protection des données adéquat, nous avons conclu avec Webflow les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Celles-ci offrent des garanties appropriées pour la protection de vos données personnelles. En outre, Webflow est certifié dans le cadre du Data Privacy Framework et est donc considéré, sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne, comme un sous-traitant sûr au sens du RGPD.
Durée de stockage
Les données personnelles ne sont conservées par Webflow que le temps nécessaire à la mise à disposition et à la gestion de notre site web. Après la fin de la relation contractuelle avec Webflow ou sur nos instructions, les données seront supprimées, à moins qu’il n’existe des obligations légales de conservation.
Traitement par Weglot
Pour fournir un contenu multilingue sur notre site web, nous utilisons le service de Weglot SAS, une société basée en France. Weglot agit alors en tant que sous-traitant pour notre compte et traite les données à caractère personnel conformément à nos instructions. Le traitement comprend, entre autres, la traduction et la gestion des contenus du site web qui sont générés dans le cadre de l’utilisation de notre site web.
Base juridique
Le traitement de vos données personnelles par Weglot est basé sur l’article 6, alinéa 1, lettre f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la mise à disposition d’un site web multilingue afin de rendre nos contenus accessibles au niveau international.
Intérêt légitime
Notre intérêt légitime est de garantir une présentation de qualité et conviviale de notre site web dans différentes langues grâce à l’utilisation d’un service de traduction professionnel. Cela soutient notre objectif d’atteindre un groupe cible plus large et d’améliorer l’expérience utilisateur.
Destinataires ou catégories de destinataires
Les destinataires des données à caractère personnel sont la société Weglot SAS, dont le siège est en France.
Transfert de données vers des pays tiers
Il n’y a pas de transfert de données vers des pays tiers.
Durée de stockage
Les données à caractère personnel traitées par Weglot ne sont conservées que le temps nécessaire à la traduction et à la gestion du contenu du site. Après la fin de la relation contractuelle avec Weglot ou sur nos instructions, les données seront supprimées, à moins qu’il n’existe des obligations légales de conservation.
Utilisation de cookies de session
Sur notre sous-domaine pour l’onboarding des stations de recharge, nous utilisons des cookies de session techniquement nécessaires. Ces cookies sont indispensables à la fonctionnalité de notre site web et à une navigation fluide. Ils sont automatiquement supprimés après 30 minutes d’inactivité ou à la fermeture du navigateur.
Objectif : Ces cookies de session servent uniquement à maintenir votre session pendant le processus d’onboarding et à garantir une navigation fluide.
Dutée de stockage : Maximum 30 minutes après la dernière activité ou jusqu’à la fermeture du navigateur.
Base juridique : L’utilisation de ces cookies est basée sur notre intérêt légitime conformément à l’article 6, alinéa 1, lettre f du RGPD, car ils sont techniquement nécessaires à la fourniture de notre service.
Un consentement pour ces cookies n’est pas nécessaire. Vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies de manière générale dans les paramètres de votre navigateur, mais cela peut limiter la fonctionnalité de notre site web.
Cookies
Finalités du traitement
Nous utilisons le service Cookiebot pour utiliser les cookies de manière conforme à la loi. Le service vous donne la possibilité de vous opposer à l’installation de certains cookies et de consentir à l’installation d’autres cookies. Vos préférences sont enregistrées dans votre navigateur sous la forme de cookies nécessaires.
Nous utilisons des cookies pour personnaliser les contenus et les annonces, fournir des fonctionnalités pour les réseaux sociaux et analyser le trafic sur notre site. Nous partageons également des informations sur votre utilisation de notre site avec nos partenaires de réseaux sociaux, de publicité et d’analyse. Nos partenaires peuvent combiner ces informations avec d’autres données que vous leur avez fournies ou qu’ils ont collectées au cours de votre utilisation des services.
Base juridique
Les bases juridiques pour l’installation de cookies sont l’art. 6 (1f) RGPD pour les cookies nécessaires et l’art. 6 (1a) RGPD pour les fonctions de marketing et d’analyse.
Intérêt légitime
Veuillez vous reporter aux informations figurant dans le dialogue de consentement.
Destinataires ou catégories de destinataires
Veuillez vous reporter aux informations figurant dans le dialogue de consentement.
Transfert de données vers un pays tiers
Veuillez vous reporter aux informations figurant dans le dialogue de consentement.
Délais de stockage
Veuillez vous reporter aux informations figurant dans le dialogue de consentement.
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