Automatische Erstattung von Heimladekosten: Wie es funktioniert und warum Flotten davon profitieren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die automatische Erstattung von Heimladekosten reduziert den manuellen Aufwand für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen und die Zahlungsabwicklung.

• Die Ladevorgänge und der jeweils geltende Stromtarif bilden eine transparente Grundlage für die Erstattung.

• Werden geeignete Ladevorgänge nach Hause verlagert, lassen sich Energiekosten senken, sofern die heimischen Stromtarife günstiger sind.

• Ein klar geregelter Erstattungsprozess hilft Fahrerinnen und Fahrern zu verstehen, welche Kosten für das Laden zu Hause vom Arbeitgeber übernommen werden.

Mit der automatischen Erstattung von Heimladekosten, können Arbeitgeber die Kosten für das Laden von elektrischen Dienstwagen zu Hause übernehmen. Die Erfassung der Ladevorgänge, die Berechnung der Erstattungsbeträge und die Zahlungsabwicklung erfolgen dabei automatisiert.

Dafür wird eine kompatible Heimladestation mit der Lademanagement-Software für Flotten verbunden. Diese erfasst die Ladevorgänge und den jeweils verbrauchten Strom. Die Erstattung basiert auf den vom Arbeitgeber laut Richtlinie übernommenen Ladevorgängen und dem geltenden Stromtarif, nicht auf der gesamten Stromrechnung des Haushalts. Anschließend wird die Auszahlung nach den erforderlichen Prüfungen und Freigaben abgewickelt.

Die Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand für das Flottenmanagement, schafft einen transparenteren Erstattungsprozess für Fahrerinnen und Fahrer und erleichtert es Unternehmen, das kostengünstigere Laden zu Hause zu unterstützen.

Warum ist die Erstattung von Heimladekosten so aufwendig?

Wenn Fahrerinnen und Fahrer ihren Dienstwagen zu Hause laden, erscheinen die Stromkosten zunächst auf ihrer privaten Stromrechnung. Der Arbeitgeber muss dann erst ermitteln, wie viel Strom tatsächlich für das Laden des Dienstwagens verbraucht wurde und welcher Tarif für die Erstattung gilt.

Dafür müssen Ladedaten gesammelt, Stromrechnungen geprüft und Zahlungen manuell über Tabellen oder Reisekostenabrechnungen abgeglichen werden. Fahrerinnen und Fahrer müssen entsprechende Informationen einreichen und Fuhrparkmanagerinnen und-managern Rückfragen beantworten, während die Finanzabteilung die Zahlungen kontrollieren muss.

Eine Stromrechnung allein zeigt allerdings nicht, wie viel Strom tatsächlich über die Ladestation geflossen ist. Ohne detaillierte Daten zu einzelnen Ladevorgängen und einen klar definierten Erstattungstarif lässt sich nur schwer überprüfen, ob die Auszahlungen den erstattungsfähigen Ladekosten entsprechen.

Gleichzeitig bietet das Laden zu Hause Einsparpotenzial. Wenn der heimische Stromtarif günstiger ist als die Kosten für öffentliches Laden, kann ein unkomplizierter Erstattungsprozess dazu beitragen, dass Fahrerinnen und Fahrer häufiger zu Hause laden, statt im öffentlichen Raum.

Wie kann die Automatisierung den Aufwand für das Flottenmanagement reduzieren?

Zunächst reduziert die Automatisierung wiederkehrende manuelle Aufgaben. Dank erfasster Ladevorgänge und automatisierter Berechnungen müssen Erstattungsanträge nicht mehr einzeln gesammelt und Auszahlungsbeträge manuell ermittelt werden. Fuhrpark- und Buchhaltungsteams können sich stattdessen auf die Prüfung der Tarife, die Freigabe von Abrechnungen und das Tagesgeschäft konzentrieren.

Darüber hinaus verbessert die Automatisierung den generellen Überblick. Werden Ladevorgänge zu Hause gemeinsam mit dem Laden am Unternehmensstandort, im Depot und an öffentlichen Ladestationen erfasst, erhalten Fuhrparkmanagerinnen und -manager einen besseren Überblick über das Ladeverhalten und die damit verbundenen Kosten. Für die Buchhaltungsabteilung bieten detaillierte Ladedaten eine verlässliche Grundlage für den Zahlungsabgleich, den Jahresabschluss und für Audits.

Was bedeutet ein unkomplizierter Erstattungsprozess für Fahrerinnen und Fahrer?

Fahrerinnen und Fahrer müssen nicht mehr für jeden erstattungsfähigen Ladevorgang eine separate Auslagenabrechnung erstellen. Sobald die Einrichtung erfolgt ist, bilden die erfassten Ladevorgänge und der geltende Stromtarif die Grundlage für die Erstattung.

Eine klar formulierte Erstattungsrichtlinie hilft Fahrerinnen und Fahrern zu verstehen, welche Kosten übernommen werden, wie sich die Erstattungsbeträge berechnen und wann sie mit einer Auszahlung rechnen können. So erhalten HR- und Fuhrparkteams einen unkomplizierten Prozess, den sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Umstieg auf einen elektrischen Dienstwagen einfach und schnell erklären können.

Wie profitieren Arbeitgeber von einer effizienteren Abwicklung der Ladekosten?

Wenn der heimische Stromtarif günstiger ist als die Kosten für das öffentliche Laden, können Unternehmen ihre Energiekosten senken, indem geeignete Ladevorgänge nach Hause verlagert werden. Wie groß das Einsparpotenzial ist, hängt davon ab, ob das Laden zu Hause individuell möglich ist, welche Stromtarife jeweils gelten und welche Strecken Fahrerinnen und Fahrer zurücklegen.

Auch der administrative Aufwand sinkt. Weniger manuelle Abrechnungen und Zahlungsabgleiche bedeuten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit für die Verwaltung von Erstattungen aufwenden müssen. Um die Gesamtersparnis zu ermitteln, sollten Unternehmen diese Vorteile auch den Kosten für Einrichtung und den laufenden Service gegenüberstellen.

Weniger wiederkehrende Abrechnungen und manuelle Einzelzahlungen machen den Erstattungsprozess außerdem einfacher skalierbar, sobald mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen elektrischen Dienstwagen nutzen.

Transparente Ladedaten helfen Unternehmen zudem, ihre Ausgaben besser nachzuvollziehen und die Ladeinfrastruktur gezielt zu planen. Zusätzlich nimmt eine unkomplizierte Erstattungsregelung Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine weitere mögliche Hürde bei der Entscheidung für einen elektrischen Dienstwagen.

Wie funktioniert die automatische Erstattung von Heimladekosten im vaylens Portal?

Das Fleet-Charging-Modul im vaylens Portal bündelt Ladevorgänge zu Hause, am Arbeitsplatz, im Depot und an öffentlichen Ladestationen in einer zentralen Übersicht. So können Fuhrparkmanagerinnen und -manager nachvollziehen, wo ihre Fahrerinnen und Fahrer laden und welche Kosten dabei entstehen.

Die automatische Erstattung von Heimladekosten bzw. das Feature Automated Home Reimbursement ist eine kostenpflichtige Zusatzoption innerhalb des Fleet-Charging-Moduls. Die Gebühren hängen vom jeweiligen Markt und der Konfiguration ab. Die Lösung nutzt erfasste Heimladevorgänge, um Erstattungsbeträge automatisch zu berechnen und Zahlungen abzuwickeln. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Beträge manuell zu ermitteln und Erstattungen separat zu organisieren.

Die Zahlungsmodalitäten und Gebühren richten sich nach dem jeweiligen Markt und der Konfiguration. Unser Team erklärt dir gerne, welche Möglichkeiten zur Erstattung von Heimladekosten für deine Flotte verfügbar sind.

Bereit, den Verwaltungsaufwand für Heimladekosten zu reduzieren?

Du möchtest weniger Zeit mit der Abrechnung von Heimladekosten verbringen? Melde dich für eine Live-Demo an und lerne das vaylens Portal in Aktion kennen. Dort kannst du all deine Fragen zu den Möglichkeiten der Erstattung von Heimladekosten für deine Flotte stellen.