Datenschutzerklärung

Controller

vaylens GmbH

Geschäftsadresse:
Ezzestraße 8
44379 Dortmund
Deutschland

M: help@emobility.software

USt-ID: DE352928826

Geschäftsführung: Dr. Gregor Schmeken, Jörg Lohr, Peter Hamela 

 

Inhaltlich verantwortlich im Sinne des § 18 Abs. 2 MStV: Philipp Graf

Datenschutzbeauftragter

Dipl.-Inf. (FH) Karsten Schulz (GDDcert.EU)

schulz@datenschutz.systems

M: +49 151 22631968

Website und Hosting

Zwecke der Verarbeitung

Wir protokollieren bei jedem Zugriff auf unsere Website technische Daten in den Webserver-Protokollen, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten und um Störungen untersuchen und beheben zu können. Die Zugriffsprotokolle der Webserver zeichnen auf, welche Seitenaufrufe wann stattgefunden haben. Sie enthalten die folgenden Daten: IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Protokolle, Statuscode, Datenmenge, Referrer, User Agent, aufgerufener Hostname.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1f) DS-GVO, unser berechtigtes Interesse, die Website sicher betreiben zu können und eine definierte Außendarstellung zu gewährleisten.

Berechtigtes Interesse

Um die Betriebssicherheit unserer Website zu gewährleisten und um uns gegen Cyberangriffe verteidigen zu können.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Unsere Webservices werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO gehostet.

Datenübermittlung an Drittländer

Nein.

Speicherdauer

Die IP-Adressen werden für 6 Monate gespeichert. Fehlerprotokolle, die fehlerhafte Seitenaufrufe aufzeichnen, werden nach sieben Tagen gelöscht. Diese enthalten neben den Fehlermeldungen die zugreifende IP-Adresse und, je nach Fehler, die aufgerufene Website.

Für weitere Untersuchungen zu ungewöhnlichen Aktivitäten oder Angriffen bleiben die Daten gespeichert, bis die Untersuchung abgeschlossen ist und eventuelle Rechtsansprüche geklärt sind.

Kontakt und Kommunikation mit Ihnen

Zwecke der Verarbeitung

Wenn Sie sich per E-Mail, Kontaktformular, Telefon oder Post an uns wenden, werden wir Ihre Daten verarbeiten, um Ihre Anfrage und alle sich daraus ergebenden Aktivitäten zu erfüllen. Diese Aktivitäten können umfassen: Die Bearbeitung von Anfragen, Anträgen, Serviceanfragen sowie die Kontaktpflege, Beratung und Werbung für unsere Produkte und Dienstleistungen, die Analyse unserer Prozesse und Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessqualität.

Dabei verarbeiten wir die Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie z.B. Namen, Kontaktdaten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern und natürlich auch den Inhalt Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist möglicherweise Art. 6 (1f) DS-GVO, unser berechtigtes Interesse, mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Anfrage zu bearbeiten, oder Art. 6 (1b) DS-GVO, um notwendige vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen durchzuführen. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, ist Art. 6 (1aDS-GVO die anwendbare Rechtsgrundlage.

Berechtigtes Interesse

Unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen, auch informeller Art, sowie an der umfassenden Beratung zu unseren Produkten und Dienstleistungen und dem Hinweis auf gleiche oder ähnliche Produkte und Dienstleistungen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Darüber hinaus nutzen wir Dienste von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO, zum Beispiel zur Sicherung des E-Mail-Verkehrs und zur Einhaltung von Qualitätsmerkmalen sowie zur Bearbeitung Ihrer Serviceanfragen. Ein Teil der Verarbeitung kann in den USA stattfinden. Um das Datenschutzniveau auf EU-Standard zu gewährleisten, werden in der Regel die EU-Standard-Datenschutzklauseln mit den jeweiligen Dienstleistern vereinbart und besondere technische und organisatorische Schutzmaßnahmen vorgesehen.

Datenübermittlung an Drittländer

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Länder, die kein angemessenes, von der Europäischen Kommission festgelegtes Datenschutzniveau bieten, setzen wir Standardvertragsklauseln (SCC) ein, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten können wir auf Dienstleister zurückgreifen, die Teilnehmer des EU-U.S. Data Privacy Framework sind. Dieses Rahmenwerk stellt sicher, dass diese Dienstleister die notwendigen Standards für den Datenschutz erfüllen und sich zur Einhaltung der in diesem Rahmenwerk festgelegten Datenschutzprinzipien verpflichtet haben.

Aufbewahrungsfristen

In der Regel wird ein Löschvorgang eingeleitet, wenn der Verarbeitungsvorgang abgeschlossen ist. In bestimmten Fällen schließt sich an die eigentliche Verarbeitung eine weitere Verarbeitung an, wie z.B. die erforderlichen Aufbewahrungsfristen. So werden z.B. E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. 6 Jahre für Handelsbriefe nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), 10 Jahre für Steuerunterlagen nach der Abgabenordnung (AO)) gespeichert und anschließend gelöscht.

Ihre Bewerbung

Zwecke der Verarbeitung

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang, bis der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1bDS-GVO, um Ihre Bewerbung, die eine Aufforderung zum Abschluss eines Arbeitsvertrags darstellt, im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens zu verarbeiten.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Wir nutzen Dienste von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO zur Durchführung der Personalverwaltung.

Datenübermittlung an Drittstaaten

Nein.

Speicherfristen

Im Falle einer Einstellung werden die erforderlichen Daten aus Ihrer Bewerbung in der Personalakte gespeichert. Daten, die nicht erforderlich sind, werden gelöscht. Im Falle einer Absage werden Ihre Daten 2 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Soziale Medien

Zwecke der Verarbeitung

Wir kommunizieren mit Ihnen auch über verschiedene Social-Media-Kanäle. Bei der Nutzung dieser Plattformen gelten immer auch die jeweiligen Datenschutzerklärungen.

Im Einzelnen sind dies (Stand: 2023-06-02):

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1fDS-GVO und für die Fälle, für die Sie uns Ihre Zustimmung gegeben haben, Art. 6 (1aDS-GVO.

Berechtigtes Interesse

Durchführung der Unternehmenskommunikation und Sicherstellung einer definierten Außendarstellung.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die oben aufgeführten Social Media-Plattformen, von denen einige auch personenbezogene Daten in Drittländern wie den USA verarbeiten. Alle diese Dienste geben personenbezogene Daten weiter, z.B. an beauftragte Drittanbieter zur Erbringung von ausgelagerten Dienstleistungen, an Behörden, wenn Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind oder der Verdacht eines Gesetzesverstoßes besteht, sowie an neue Geschäftsinhaber im Falle einer Unternehmensübernahme oder Insolvenz.

Aufbewahrungsfristen

In Übereinstimmung mit den Datenschutzerklärungen der Social Media Plattformen.

Newsletter

Zwecke der Verarbeitung

Wir nutzen einen Newsletter-Dienst zur Kommunikation und Außendarstellung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1aDS-GVO, Ihre Einwilligung zum Newsletter mit Double-Opt-In.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Wir nutzen die Dienste von Mailchimp von The Rocket Science Group, LLC im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO für den Versand des Newsletters. Ein Teil der Verarbeitung findet in den USA statt. Um das Datenschutzniveau auf EU-Standard zu gewährleisten, wurden die EU-Standard-Datenschutzklauseln mit dem Dienstleister vereinbart DPA.)

DatenÃübermittlung an Drittländer

Wir setzen Standardvertragsklauseln (SCC) mit Mailchimp ein, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Speicherfristen

Nachdem Sie den Newsletter abbestellt haben, werden Ihre entsprechenden personenbezogenen Daten gelöscht.

Postalische Direktwerbung zur Gewinnung von Neukunden

Zwecke der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Neukundenakquise.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1f) DS-GVO, unser berechtigtes Interesse an der Durchführung von Direktwerbung. Die Quelle der personenbezogenen Daten ist die Deutsche Post Direkt GmbH, Junkersring 57 in 53844 Troisdorf, Deutschland.

Berechtigtes Interesse

Direktwerbung

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Keine

Datenübermittlung an Drittländer

Nein

Aufbewahrungsfristen

Die personenbezogenen Daten werden unmittelbar nach Erfüllung des Zwecks oder nach Versendung der Postsendung gelöscht.

Bonitätsprüfung

Zwecke der Verarbeitung

Prüfung der Kreditwürdigkeit von Kunden

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1fDS-GVO

Berechtigtes Interesse

Das berechtigte Interesse, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Dienstleister für Bonitätsinformationen, zum Beispiel Creditsafe Berlin, Deutsche Factoring Bank Bremen.

Speicherdauer

Die Informationen werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert.

Cookies

Zwecke der Verarbeitung

Wir verwenden den Dienst Cookiebot, um Cookies auf rechtskonforme Weise zu verwenden. Der Dienst gibt Ihnen die Möglichkeit, dem Setzen bestimmter Cookies zu widersprechen und dem Setzen anderer Cookies zuzustimmen. Ihre Präferenzen werden in Ihrem Browser in Form von erforderlichen Cookies gespeichert.

Wir verwenden Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren, Funktionen für soziale Medien bereitzustellen und den Verkehr auf unserer Website zu analysieren. Wir geben auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Website an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Unsere Partner können diese Informationen mit anderen Daten kombinieren, die Sie ihnen zur Verfügung gestellt haben oder die sie im Laufe Ihrer Nutzung der Dienste gesammelt haben.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlagen für das Setzen von Cookies sind Art. 6 (1fDS-GVO für notwendige Cookies und Art. 6 (1a) DS-GVO für Marketing und Analysefunktionen.

Berechtigtes Interesse

Bitte beachten Sie die Informationen im Einwilligungsdialog.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Bitte beachten Sie die Informationen im Einwilligungsdialog.

Datenübertragung in ein Drittland

Bitte beachten Sie die Informationen im Einwilligungsdialog.

Speicherfristen

Bitte beachten Sie die Informationen im Einwilligungsdialog.